저 같은 경우도 마찬가지고 해외 유학을 마치고 돌아온 분들이나, 미국 대학을 졸업하고 국내외에서 취업, 대학원 진학, 자격증 신청 등을 준비하는 분들은 종종 졸업증명서나 학위증명서 제출을 요구받는 경우가 있습니다. 그런데 미국에서는 한국과는 조금 다르게 이 서류들을 관리하고 있어서, 막상 필요한 상황이 닥치면 당황하는 경우도 많습니다.
이번 글에서는 미국 대학에서 발급하는 졸업 관련 문서들이 어떤 것이 있고, 어떤 상황에서 어떤 서류가 필요한지, 또 실제로 어떻게 발급받을 수 있는지 등을 하나씩 차근차근 설명해드리겠습니다.
1. 미국 대학에서 발급하는 학위 관련 서류 종류
한국에서는 흔히 ‘졸업증명서’와 ‘학위증명서’를 별개의 문서로 생각합니다. 졸업했다는 사실을 증명하는 것과, 어떤 학위를 받았는지를 증명하는 것은 서로 다른 의미이기 때문이죠.
그런데 미국에서는 이 둘을 하나의 문서로 함께 처리하는 경우가 많습니다. 즉, 졸업을 했고 학위를 수여받았다는 내용을 "Degree Verification Letter" 혹은 "Graduation Certificate" 하나로 증명할 수 있습니다.
대표적인 서류 세 가지는 다음과 같습니다.
① Diploma (디플로마, 졸업장)
졸업식 때 받는 바로 그 ‘졸업장’입니다. 고급 인쇄용지에 인쇄되어 있고, 학교장(총장)의 서명이 들어가며 액자에 보관하는 경우도 많죠. 하지만 이 디플로마는 보통 단 한 번만 발급되며, 공식 증명용으로 제출하는 서류로 사용되지는 않습니다. 때문에 따로 학위나 졸업 사실을 증명할 수 있는 문서가 필요합니다.
② Degree Verification Letter / Certificate (학위증명서)
이것이 가장 일반적으로 많이 쓰이는 서류입니다. 학교 공식 레터헤드(문서 양식)에 학생의 이름, 학위 종류(Bachelor, Master 등), 전공(Major), 졸업일자 등이 포함되어 있으며, 학교 Registrar Office(학사관리처)에서 발급해줍니다. 보통 취업, 대학원 진학, 자격증 신청 등의 목적으로 많이 요구됩니다.
③ Graduation Certificate (졸업증명서)
학위증명서와 거의 비슷하거나 동일하게 사용됩니다. 어떤 학교는 이 용어를 사용하기도 하고, 어떤 학교는 둘 중 하나만 발급합니다. 실제로는 같은 문서에 두 가지 의미가 담겨 있는 경우가 많습니다. 한국에서 필요로 하는 경우라면, 어떤 명칭이든지 ‘졸업했다’는 사실과 ‘학위를 받았다’는 내용이 명확히 적혀 있는지만 확인하면 됩니다.
2. 어떻게 발급받을 수 있을까?
미국 대학의 대부분은 온라인으로 각종 증명서류를 신청할 수 있도록 시스템을 갖추고 있습니다. 졸업한 지 오래되었어도, 대부분의 학교는 기록을 오래 보관하고 있기 때문에 발급이 가능합니다.
기본적인 발급 절차는 다음과 같습니다.
- 해당 대학의 Registrar's Office 웹사이트 방문
- "Degree Verification" 혹은 "Official Documents" 메뉴 선택
- 필요한 문서 종류와 수령 방식 선택 (PDF, 우편, FedEx 등)
- 신청자 정보 입력 및 수수료 결제 (보통 $10~$20 내외)
- 수령 (PDF는 빠르면 신청 당일, 우편은 국제배송의 경우 2~3주 소요)
어떤 학교는 제3의 인증기관인 National Student Clearinghouse와 연동해 학위 확인을 처리하기도 합니다. 이 경우, 외부 기관에서 학생의 졸업 정보를 확인해주는 시스템이므로 직접 학교에 요청하지 않아도 되는 경우도 있습니다.
3. 한국에서 사용할 때 필요한 절차 – 공증과 아포스티유
미국에서 받은 문서를 한국에서 사용하려면 번역, 공증, 아포스티유 인증 등의 절차가 추가로 필요합니다. 특히 정부기관 제출용, 법원, 또는 자격증 관련 기관 등에 낼 때는 반드시 공인된 절차를 거친 문서가 요구됩니다. (하지만, 제출처에 따라 영어의 경우 공증이나 번역 없이 그냥 받는 경우도 있습니다.)
필요한 절차는 다음과 같습니다.
- 영문 원본 문서 준비 (PDF 또는 우편 수령본)
- 한글 번역 후 공증 (공증사무소에서 번역공증 가능)
- 외교부 또는 주한미국대사관을 통한 아포스티유 신청
📝 아포스티유는 문서가 ‘공식적인 정부 문서’임을 인증하는 제도입니다. 미국 내에서 처리하려면 해당 주정부 또는 연방정부 아포스티유 기관에 신청해야 하고, 한국에서 사용하려면 외교부 또는 서울의 공증번역대행사에서 일괄 처리해주는 경우가 많습니다.
4. 자주 묻는 질문들 (FAQ)
Q. 졸업 후 시간이 오래 지나도 발급이 가능한가요?
A. 가능합니다. 미국 대학은 졸업생의 학위정보를 평생 보관하는 것이 일반적입니다. 단, 오래된 학교나 폐교된 경우는 별도 기관을 통해 요청해야 할 수 있습니다.
Q. 디플로마(졸업장)를 스캔해서 내도 되나요?
A. 공식 제출용 문서로는 인정되지 않을 가능성이 큽니다. 반드시 학교 발급 공식 문서인 학위증명서 또는 졸업증명서를 준비하는 것이 안전합니다. (급한 경우 스캔해서 제출하고 나중에 원본이 오면 제출한다고 해도 가능합니다.)
Q. 이메일로 받은 PDF도 유효한가요?
A. 네, 최근에는 이메일로 받은 PDF 형식의 문서도 학교의 공식 서명이 포함되어 있으면 유효한 것으로 간주됩니다. 다만, 번역이나 공증을 위해서는 인쇄 후 공증소에 가져가는 것이 필요합니다.
마무리하며
미국 대학의 졸업증명서와 학위증명서는 한국과 개념과 양식이 조금 다르기 때문에 미리 정확히 이해하고 준비하는 것이 중요합니다. 특히 중요한 제출용 서류라면 학교에 어떤 문서를 요청해야 할지 정확히 확인하고, 필요시 번역과 아포스티유까지 마쳐두는 것이 좋습니다.
한 번 준비해두면 앞으로 각종 절차에서 요긴하게 쓸 수 있으니, 졸업 이후라도 늦지 않게 챙겨두시는 것을 추천드립니다.